Bugün teklifleri nasıl hazırladığınızı, sevkiyatları nasıl takip ettiğinizi ve müşterileri nasıl bilgilendirdiğinizi konuşarak başlıyoruz. Ardından ilk rolü, ekibinizin güvenebileceği ve yine de onaylayacağı işleri hazırlayacak şekilde yapılandırıyoruz.
01
Çalışma şeklinizi öğreniyoruz
İşe yarar bir kurulum, genel bir iş akışıyla değil sizin gerçek dosyalarınızla başlar. Demoda ve sonraki görüşmelerde sizden şunları göstermenizi isteriz:
Tipik bir teklif: armatör ve acente fiyatları size nasıl ulaşıyor, müşteriye nasıl sunuyorsunuz.
Devam eden bir sevkiyat: ETA (tahmini varış) bilgisi bugün nerede tutuluyor, bir tarih değiştiğinde ne oluyor.
Gümrük tarafı: beyanname süreçleri ve BİLGE işlemleri için gümrük müşavirinizle nasıl koordine oluyorsunuz; A.TR / EUR.1 gibi dolaşım belgeleri kimde ve nasıl hazırlanıyor.
Bir müşteri bilgilendirmesi: kim yazıyor, kim kontrol ediyor, hangi adresten gönderiliyor.
Kurallarınız: kim onay verebilir, hangi hatlar ve müşteriler kapsamda, özel dikkat gerektiren dosyalar hangileri.
02
İlk rolünüzü kuruyoruz
Öne çıkan rolümüz Navlun Operasyon Koordinatörü, bu kurallara göre yapılandırılır.
Zaten çalıştığınız armatör ve acentelerden gelen navlun tekliflerini bir teklif dosyasında derler.
Sevkiyatların ETA bilgisini takip eder; bir tarih değişmiş görünüyorsa not hazırlar.
Müşteri bilgilendirmelerini tutarlı bir dille, incelemeye hazır taslaklar olarak yazar.
Kendi başına e-posta göndermez, yer rezervasyonu yapmaz, dosyayı değiştirmez; BİLGE’ye beyanname girişi yapmaz.
03
Kontrol ekibinizde kalır
Dijital ekip arkadaşı hazırlar; kararı ekibiniz verir.
İşler, müşterilerinizin katılması gereken ayrı bir portala değil, zaten kullandığınız e-posta ve araçlara düşer.
Her taslağı belirlenmiş bir kişi onaylar, düzenler ya da reddeder.
Bu onay verilmeden müşteriye, armatöre ya da acenteye hiçbir şey gönderilmez.
Alıştıkça kapsamı daraltabilir ya da genişletebilirsiniz: hatlar, müşteriler, belge türleri.
Her gün çalıştığınız dosyalar üzerinde görün.
Kısa bir demo talep edin. Bir teklif, bir ETA ve bir müşteri bilgilendirmesi üzerinden konuşalım; Navlun Operasyon Koordinatörü masanızda yerini hak eder mi, birlikte görelim.
